Nuestra comunidad de propietarios se ha quedado grande para el correo y el Excel

Una comunidad o urbanización con decenas de viviendas, zonas comunes y personal propio suele necesitar un portal privado cuando el día a día se va en recibos devueltos, morosidad, reservas, incidencias y avisos. El administrador de fincas sigue con la contabilidad y la parte legal; el portal ordena lo demás. Cuesta, en orden de magnitud, entre 10.000 y 45.000 euros.

Este artículo es para decidir, no para vender. Si ya tenéis claro que queréis un portal y buscáis quién lo haga, id directos a desarrollo de software a medida o contadnos cómo funciona hoy vuestra comunidad y os decimos qué haríamos.

Cómo se nota que la comunidad se ha quedado grande

En una comunidad de doce vecinos, el correo del presidente y una hoja de cálculo bastan. En una urbanización con setenta viviendas, piscina, pistas, jardinero y conserje, la misma forma de trabajar empieza a crujir. Los síntomas se repiten:

• Los recibos devueltos se descubren tarde. El banco los devuelve, alguien se entera semanas después y la deuda ya ha crecido.
• La lista de morosos vive en una hoja que solo entiende quien la hizo.
• Las reservas de la pista o del salón van por WhatsApp, y los conflictos también.
• Las incidencias se pierden entre el conserje, el administrador y la empresa de mantenimiento.
• Cada junta empieza con la misma pregunta: cuánto hay en el fondo de reserva y en qué se ha gastado.

El administrador hace bien su trabajo: contabilidad, liquidaciones, secretaría y cumplimiento legal de muchas comunidades a la vez. Lo que se queda sin dueño es la operativa diaria de una comunidad concreta, que en una urbanización grande es casi una pequeña empresa.

Qué necesita de verdad una comunidad grande

Estas son las piezas, en el orden en que suelen doler.

Cuotas y derramas

Cada vivienda paga según su cuota de participación. A eso se suman derramas aprobadas en junta, gastos individualizables (agua, llaves, plazas de garaje) y, en urbanizaciones, a veces varias tablas de reparto: unos gastos los pagan todos y otros solo un bloque o una fase.

Lo que se necesita es que cada propietario vea su situación: qué se le ha girado, qué ha pagado y qué debe. Y que la comunidad vea el conjunto de un vistazo.

Remesas SEPA y devoluciones

Casi todas las cuotas se cobran por domiciliación bancaria. La remesa la suele preparar el programa del administrador, y así debe seguir. El problema está en lo que pasa después: los recibos devueltos.

Un recibo domiciliado se puede devolver. En las operaciones autorizadas, el artículo 49 del Real Decreto-ley 19/2018 de servicios de pago da al pagador ocho semanas desde el cargo para pedir la devolución. Es decir: un recibo que parecía cobrado puede volver casi dos meses después.

Lo útil es que cada devolución quede registrada, asociada a su vivienda y avisada el mismo día que llega, con un segundo intento de cobro o un aviso al propietario según decida la junta.

Morosidad y su seguimiento

La morosidad es donde más se nota la diferencia entre una hoja de cálculo y un sistema. La Ley de Propiedad Horizontal le da a la deuda consecuencias concretas, y todas dependen de tener el dato al día:

• Quien no está al corriente de las deudas vencidas al empezar la junta puede participar en las deliberaciones, pero sin derecho de voto, y el acta lo refleja (artículo 15.2).
• La convocatoria de la junta tiene que incluir la relación de propietarios que no están al corriente y advertir de esa privación del voto (artículo 16.2).
• La junta puede acordar medidas disuasorias, como intereses superiores al legal o la privación temporal del uso de servicios o instalaciones, siempre que no sean abusivas ni afecten a la habitabilidad (artículo 21.1).
• Para reclamar por el proceso monitorio hace falta un certificado del acuerdo de liquidación con el importe y su desglose, y acreditar que se ha notificado al deudor (artículo 21).
• Cuando se vende una vivienda, el vendedor tiene que aportar un certificado de deudas con la comunidad, que se emite en un máximo de siete días naturales (artículo 9.1.e).

Un portal no decide nada de esto: lo decide la junta y lo ejecuta el administrador. Lo que aporta es que la lista de la convocatoria, el desglose del certificado y la privación de uso de la pista salgan del mismo dato, sin que nadie lo copie a mano.

Fondo de reserva

El artículo 9.1.f de la misma ley obliga a que exista un fondo de reserva, de titularidad de la comunidad, dotado con una cantidad que en ningún caso puede ser inferior al 10 % del último presupuesto ordinario. Sirve para obras de conservación, reparación, rehabilitación, accesibilidad y eficiencia energética.

La pregunta que se hace cada propietario es sencilla: cuánto hay y en qué se ha usado. Tenerlo visible, actualizado y con sus movimientos ahorra buena parte de la primera media hora de cada junta.

Documentación y actas

El secretario custodia los libros de actas y conserva durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones (artículo 19.4). El administrador, además, custodia la documentación de la comunidad a disposición de los propietarios (artículo 20).

Un archivo ordenado por junta, con buscador, donde cada propietario encuentra el acta, el presupuesto o el contrato de mantenimiento sin llamar a nadie, es probablemente la pieza que más llamadas quita.

Avisos a propietarios

Corte de agua el martes, piscina cerrada por tratamiento, obras en el bloque C. Los avisos necesitan llegar a quien afectan, por el canal que cada uno lee, y dejar constancia de que se enviaron.

Aquí hay un matiz legal. Las citaciones y notificaciones formales siguen lo que dice el artículo 9.1.h: el domicilio que cada propietario ha comunicado y, si falla, el tablón de anuncios con su diligencia. El portal complementa ese circuito; las notificaciones formales siguen el que marca la ley.

Reservas de zonas comunes

Pistas de pádel, salón social, barbacoas, plazas de invitados. Lo que se necesita es un calendario con reglas: franjas, máximo de reservas por vivienda, antelación, y la posibilidad de que la junta restrinja el uso a quien tiene deudas si así lo ha acordado.

Incidencias

Una farola fundida, una filtración, una puerta de garaje que no cierra. Cada incidencia necesita un responsable, un estado y un historial. Si la comunidad tiene personal propio o contratos de mantenimiento, el portal puede ser también su herramienta de trabajo: el conserje abre la incidencia desde el móvil con una foto, el jardinero ve sus tareas y el propietario sabe en qué punto está lo suyo.

Qué ofrecen las plataformas del administrador, y dónde se quedan cortas

Muchos programas de administración de fincas incluyen hoy un portal web o una app para el propietario. Merece la pena mirar primero lo que ya tenéis, porque a menudo resuelve más de lo que se usa.

Lo que suelen hacer bien:

• Consultar recibos y descargar el estado de cuentas de cada vivienda.
• Publicar actas, presupuestos y documentos.
• Abrir incidencias y seguir su estado.
• Enviar comunicaciones a todos los propietarios.

Están pensadas para el caso general, que es una comunidad de un edificio. Tiene sentido: el administrador necesita una herramienta que sirva para todas sus comunidades.

Donde una urbanización grande suele quedarse corta:

• Reglas propias. Varias tablas de reparto, fases o bloques con gastos distintos, derramas por zonas.
• Operativa diaria. Reservas con reglas, tareas del personal propio, control de accesos o de plazas de invitados.
• Seguimiento fino de la morosidad. Del recibo devuelto al aviso, al segundo intento y a la propuesta de medidas para la junta, con el historial de cada paso.
• Quién decide qué se cambia. El producto evoluciona según lo que piden todos sus clientes. Si vuestra comunidad necesita algo concreto, entra en su cola.

Cuándo compensa un portal propio, y cuándo basta con lo que hay

Compensa un portal propio cuando:

• La comunidad tiene decenas de viviendas y zonas comunes que se reservan o se mantienen a diario.
• Hay personal propio (conserje, mantenimiento, jardinería, vigilancia) que necesita una herramienta para su trabajo.
• Las reglas de reparto o de uso son propias y la plataforma del administrador las resuelve a medias.
• La junta quiere transparencia sobre cobros, deudas y fondo de reserva sin depender de pedir un informe cada vez.
• La comunidad está dispuesta a mantenerlo en el tiempo: un portal es un sistema vivo, con su alojamiento y sus cambios.

Basta con lo que ya hay cuando:

• Lo que se echa de menos es consultar recibos y actas, y el portal del administrador lo hace.
• La comunidad es de un edificio sin servicios propios.
• El dolor real es de comunicación con el administrador, que se arregla hablando con él antes que con software.

Una pregunta ordena mucho la decisión: ¿cuántas horas a la semana dedica hoy alguien de la comunidad a tareas que un sistema haría solo? Si la respuesta es «el presidente, todas las tardes», el portal tiene recorrido. Si es «un rato al mes», probablemente sea mejor aprovechar la herramienta que ya paga la comunidad.

Es la misma decisión que describimos en «tengo un sistema que funciona pero no hace lo que necesito»: lo que hay funciona, y la cuestión es dónde tocar.

Cómo convive con el administrador de fincas

Esta es la parte que más tranquiliza cuando se explica bien. El portal trabaja junto al administrador, y conviene que él participe desde el principio.

La ley le asigna funciones concretas (artículo 20): preparar el plan de gastos, atender la conservación, efectuar cobros y pagos, actuar como secretario y custodiar la documentación. Todo eso sigue siendo suyo. El reparto que funciona es este:

• El programa del administrador sigue siendo la contabilidad. Las liquidaciones, la remesa y los libros salen de ahí. El portal lee esos datos o los recibe, y los enseña.
• El portal es la cara de la comunidad. Reservas, incidencias, avisos, documentos y el estado de cada vivienda.
• El dato de cada cosa vive en un solo sitio. Si un cobro está en la contabilidad del administrador, el portal lo refleja; nadie lo teclea dos veces.
• El administrador gana tiempo. Recibe las incidencias ordenadas, las devoluciones avisadas y menos llamadas para pedir un acta.

Si la comunidad tiene administrador, la primera reunión del proyecto debería ser con él: qué puede exportar su programa, cómo se intercambian los datos y qué quiere que el portal le quite de encima. Para los despachos que quieren ofrecer esto a varias comunidades, tenemos una página específica sobre servicios tecnológicos para administradores de fincas.

Los datos de los propietarios

Un portal así guarda nombres, viviendas, cuentas bancarias, deudas y, a veces, fotos o accesos. Es información personal, y el Reglamento General de Protección de Datos se aplica entero. Tres ideas prácticas:

1. La comunidad decide para qué se usan los datos. Quien aloja y mantiene el portal los trata por cuenta de ella. El artículo 28 del RGPD exige que esa relación se rija por un contrato que fije el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, y el tipo de datos.
2. Seguridad proporcional al riesgo. El artículo 32 pide medidas técnicas y organizativas adecuadas: cifrado, capacidad de restaurar los datos tras un incidente y revisión periódica de que las medidas funcionan.
3. Cada propietario ve lo suyo. La relación de morosos tiene su sitio, que es la convocatoria que fija la ley. En el portal, cada vivienda ve su propia deuda, y la junta decide con su administrador qué información de conjunto se comparte y con quién.

Cuánto cuesta, en rangos

Son órdenes de magnitud, sin IVA, para una comunidad o urbanización de varias decenas de viviendas. El precio final depende de las reglas propias y de cómo se intercambian los datos con el administrador.

• Portal de comunidad (acceso por vivienda, documentos y actas, avisos, incidencias y reservas de zonas comunes): entre 10.000 y 20.000 euros.
• Portal con la parte económica (lo anterior más cuotas y derramas, conciliación de la remesa SEPA, devoluciones, seguimiento de la morosidad y fondo de reserva visible): entre 20.000 y 45.000 euros.
• Alojamiento: del orden de 40 a 90 euros al mes, con copias de seguridad, parches y monitorización.
• Mantenimiento y cambios: una bolsa pequeña de horas al mes, que se dimensiona cuando el portal ya está en marcha y se sabe cuánto se usa.

Lo que más mueve el precio, por orden: la integración con el programa del administrador, el número de reglas propias (tablas de reparto, restricciones de uso) y el personal propio, si el portal tiene que ser también su herramienta de trabajo.

Una forma sensata de empezar es por fases. Primero, lo que más llamadas quita: documentos, avisos, incidencias y reservas. Después, con el portal ya en uso y la confianza del administrador, la parte económica. Así la comunidad aprueba un primer presupuesto acotado y ve resultados antes de la siguiente junta.

Si queréis ver cómo se reparte el coste de un desarrollo en general, lo contamos en cuánto cuesta desarrollar software a medida.

Si es una urbanización con varias comunidades

Las urbanizaciones grandes a menudo son un complejo inmobiliario privado: varias edificaciones o parcelas que comparten viales, instalaciones o servicios. El artículo 24 permite que se constituyan como una sola comunidad o como una agrupación de comunidades.

Para el portal, esa diferencia es de diseño, y conviene conocerla antes de empezar: en una agrupación hay gastos de la agrupación y gastos de cada comunidad, con sus propias juntas y sus propias cuotas. El portal tiene que saber a qué nivel pertenece cada recibo, cada documento y cada reserva.

Lo que hemos hecho en este terreno

Desarrollamos un software de administración de fincas que cubre convocatorias, votaciones y liquidación de gastos según coeficientes, con un modelo basado en movimientos bancarios y un portal del propietario para consultas y gestiones básicas. Es el mismo terreno visto desde el lado del administrador, y de ahí sale buena parte de lo que contamos aquí.

Preguntas frecuentes

¿Necesita una comunidad de propietarios grande un portal propio? Compensa cuando la comunidad tiene decenas de viviendas, zonas comunes y personal propio, y el trabajo diario se va en recibos devueltos, morosidad, reservas, incidencias y avisos. Si lo que falta es solo consultar recibos y actas, suele bastar el portal que ya ofrece el programa del administrador.

¿Un portal propio sustituye al administrador de fincas? El administrador sigue llevando la contabilidad, las liquidaciones, la parte legal y la secretaría de la junta. El portal ordena el día a día de la comunidad y le entrega los datos ya limpios: quién ha pagado, qué recibos se han devuelto y qué incidencias siguen abiertas.

¿Cuánto cuesta un portal privado para una comunidad de propietarios? Como orden de magnitud, un portal centrado en documentos, avisos, incidencias y reservas se mueve entre 10.000 y 20.000 euros. Si además gestiona cuotas, derramas, remesas SEPA, devoluciones y seguimiento de la morosidad, entre 20.000 y 45.000 euros. A eso se suma el alojamiento y una pequeña bolsa mensual de mantenimiento.

¿Qué dice la ley sobre el fondo de reserva y los morosos? La Ley de Propiedad Horizontal fija el fondo de reserva en al menos el 10 % del último presupuesto ordinario (artículo 9.1.f). Los propietarios que no están al corriente de las deudas vencidas pueden participar en la junta, pero sin voto (artículo 15.2), y la convocatoria tiene que incluir su relación (artículo 16.2).

¿Quién responde de los datos de los propietarios que guarda el portal? La comunidad decide para qué se usan los datos. Quien aloja y mantiene el portal los trata por cuenta de ella y, según el artículo 28 del RGPD, esa relación se rige por un contrato que fija el objeto, la duración, la finalidad y el tipo de datos. Además, el artículo 32 exige medidas de seguridad adecuadas al riesgo.

Si queréis que lo miremos

Llevamos desde 2012 construyendo y manteniendo software a medida, y conocemos la gestión de fincas desde dentro. Contadnos cómo funciona hoy vuestra comunidad y os decimos si conviene un portal propio, aprovechar mejor la herramienta del administrador o una mezcla de las dos.

Escribidnos y lo vemos. Y si lo que buscáis es directamente quién lo haga, aquí tenéis nuestro servicio de desarrollo de software a medida.