Factura electrónica obligatoria entre empresas: qué cambia y desde cuándo

La factura electrónica entre empresas ya tiene fecha: octubre de 2027 si tu empresa facturó más de 8 millones de euros el año anterior, y octubre de 2028 para todas las demás, autónomos incluidos. A partir de ahí, la factura a otra empresa viaja como un fichero estructurado, ya sin PDF por correo. Y de cada factura que recibas tendrás que decir si la aceptas y cuándo la pagas, en cuatro días.

Este artículo es para entender la obligación y decidir qué hacer con tu programa. Si ya sabes que tu ERP o tu programa de facturación necesita adaptarse y buscas quién lo haga, ve directo a desarrollo de software a medida o cuéntanos cómo facturas hoy y te decimos qué haríamos.

La escena que va a cambiar

En casi todas las empresas con las que hablamos, las facturas de proveedores llegan igual: un PDF en un correo. Alguien lo abre, lo imprime o lo guarda en una carpeta, y teclea los datos en el programa de contabilidad. Cuando preguntas por ese paso, la respuesta casi siempre es la misma: «eso lo llevamos aparte».

La nueva obligación va justo a ese paso. La factura llega como datos que un programa lee directamente. Y el que la recibe tiene que contestar: la acepto o la rechazo, y la pagué tal día.

El objetivo declarado de la norma es la morosidad. Con las fechas de cada factura y de cada pago, la Administración sabrá cuánto tarda de verdad cada empresa en pagar. Esos datos alimentan el Observatorio Estatal de la Morosidad Privada. La digitalización de la factura es el medio.

Qué norma lo dice

Son tres piezas, y conviene tenerlas a mano porque la prensa las mezcla:

• La ley. El artículo 12 de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, la llamada «Crea y Crece», reescribió el artículo 2 bis de la Ley 56/2007. Desde entonces dice: todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
• El reglamento. El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE núm. 79, de 31 de marzo de 2026. Fija a quién obliga, los formatos, las plataformas, los estados de la factura y los plazos.
• La orden. La Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada en el BOE núm. 247, de 5 de octubre de 2026. Regula la solución pública de facturación electrónica de la AEAT. Y es la que pone el reloj en marcha.

Todo lo que contamos aquí sale de esos tres textos tal y como están publicados en el BOE. Donde hay una interpretación, lo decimos.

Desde cuándo: las fechas, una a una

El reglamento entró en vigor en abril de 2026, pero dejó su aplicación en espera. Su disposición final cuarta cuenta los plazos desde la entrada en vigor de la orden de la solución pública. La orden entró en vigor el día siguiente a su publicación: el 6 de octubre de 2026.

A partir de ahí, por orden:

• Empresas con más de 8 millones de euros: octubre de 2027. Doce meses después de la orden. La cifra es el volumen de operaciones del año natural anterior, calculado como en el IVA (artículo 121 de la Ley del IVA).
• Todas las demás empresas y autónomos: octubre de 2028. Veinticuatro meses después de la orden.
• Autónomos personas físicas de 8 millones o menos: los estados de la factura, en octubre de 2029. La disposición transitoria tercera les da doce meses más para informar de aceptaciones y pagos, igual que a las entidades en régimen de atribución de rentas del IRPF. Hasta entonces, informar de esos estados es voluntario. Emitir y recibir en electrónico, en cambio, les toca en octubre de 2028 como al resto. Las sociedades pequeñas quedan fuera de esta prórroga: van con todo en octubre de 2028.
• Plataformas privadas de facturación: octubre de 2027. También doce meses después tienen que cumplir sus requisitos propios: interconectarse entre ellas y enviar la copia de cada factura a la AEAT.

Las normas cuentan en meses y no escriben el día. Contando de fecha a fecha desde el 6 de octubre de 2026, salen el 6 de octubre de 2027 y el 6 de octubre de 2028. Para planificar, lo sensato es tener el sistema listo bastante antes y tomar el mes como límite.

Dos fechas más que conviene conocer:

• La solución pública de la AEAT estará disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación, según la disposición adicional segunda de la orden. Es decir, como tarde hacia agosto de 2027. Ese es el momento de probar.
• Durante el primer año, quien supera los 8 millones acompaña cada factura electrónica de un PDF para que el cliente pueda leerla (disposición transitoria segunda del reglamento). El cliente puede renunciar a recibirlo. Ese PDF va directo al cliente; la AEAT recibe solo la factura estructurada.

Si tu empresa trabaja como subcontratista en contratos públicos y hoy factura al contratista principal por FACeB2B, tienes también veinticuatro meses desde la orden para pasar al nuevo sistema.

A quién obliga y a quién deja fuera

Obliga a todo empresario o profesional que tenga que emitir factura según el reglamento de facturación, cuando el cliente es otro empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España (artículo 3 del Real Decreto 238/2026). Sociedades, autónomos y profesionales, sin mínimo de tamaño. El tamaño solo decide la fecha.

Quedan fuera:

• Las ventas a particulares. La obligación es entre empresas. Un comercio que vende a consumidores sigue como está en esa parte.
• Los tickets. Las facturas simplificadas quedan exceptuadas (artículo 4). Con un matiz importante: las simplificadas cualificadas, las que identifican al comprador empresario (artículo 7.2 del reglamento de facturación), sí entran.
• Las ventas a clientes de fuera de España. El destinatario tiene que estar en España. La factura a un cliente francés o a uno de Estados Unidos sigue sus reglas actuales.
• Algunos sectores con sistema propio: el operador del mercado eléctrico, el del mercado de gas y las operaciones liquidadas en las cámaras de compensación de IATA (disposición adicional segunda).

Además, el Ministerio de Economía puede excluir por orden otros sectores que tengan una dificultad seria para adaptarse. Como regla, de forma temporal. Si tu sector se está moviendo para pedirlo, conviene seguirlo de cerca.

País Vasco y Navarra se coordinan con la AEAT mediante acuerdos con sus Haciendas forales (disposición adicional tercera). Si tu domicilio fiscal está allí, mira también lo que publique tu Hacienda foral.

Qué cuenta como factura electrónica

Aquí está el cambio de fondo. Un PDF es un documento electrónico, pero deja de ser una factura electrónica válida entre empresas. La factura tiene que ser un mensaje estructurado: un fichero que un programa lee campo a campo, sin que nadie lo teclee.

El artículo 7 del reglamento pide que siga el modelo de datos de la norma europea EN 16931 y una de estas cuatro sintaxis:

• UBL, que es la de referencia y la que usa la solución pública de la AEAT.
• CII, la de Naciones Unidas.
• EDIFACT, muy extendida en distribución y gran consumo.
• Facturae, la que ya conoce quien factura a las administraciones públicas por FACe.

Los mensajes Peppol BIS también valen entre plataformas privadas, porque usan UBL y siguen la norma europea. Así lo explica el preámbulo del reglamento.

Tres detalles técnicos más que acaban tocando tu programa:

• Código único. Cada factura se identifica por la combinación de NIF del emisor, serie y número, y fecha de expedición (artículo 7.5 del reglamento y artículo 6 de la orden). Si tu numeración tiene huecos o duplicados entre series, ahora se va a notar.
• Firma. Las facturas que viajan por plataformas privadas van firmadas con firma electrónica avanzada, del emisor o delegada (artículo 7.3). Por la solución pública, la integridad la garantiza la AEAT con sus propios procedimientos.
• Información extra, solo si se pactó. Tu cliente puede pedirte que la factura lleve su número de pedido o su código de centro, pero solo si te lo hizo llegar de forma fehaciente antes de la operación (artículo 7.6). Es una protección para el proveedor pequeño frente al cliente grande.

Por dónde viaja la factura

El reglamento llama sistema español de factura electrónica al conjunto de dos vías, que se pueden combinar:

La solución pública de la AEAT

Es gratuita (artículo 11.10). Tiene dos puertas:

• Un formulario web para emitir facturas una a una y comunicar pagos. Se entra con certificado o con Cl@ve. Pensado para quien emite pocas facturas.
• Servicios web para que un programa envíe y recupere facturas de forma automática. Se entra con certificado electrónico.

Puede actuar un tercero en tu nombre, como tu gestoría, si está apoderado en el registro de la AEAT (artículo 11 de la orden).

Además, la solución pública es el repositorio de todas las facturas. Aunque uses una plataforma privada, una copia fiel en UBL de cada factura llega a la AEAT en el mismo momento de emitirla (artículo 6.2 del reglamento). La envía la plataforma o el sistema que uses.

Las plataformas privadas

Son los proveedores de facturación electrónica de toda la vida y los que vendrán. Para operar tienen que cumplir el artículo 13: ISO 27001, transmisión por AS2 o AS4, firma avanzada, capacidad de convertir entre las cuatro sintaxis, plan de continuidad, soporte permanente e interconexión gratuita con las demás.

Dos reglas protegen al que factura:

• Las plataformas se interconectan gratis. Si tu cliente usa otra, la tuya tiene que conectarse con ella cuando se lo pidas, en un mes como máximo, y sin cobrarte (artículos 8 y 9). Mientras tanto, la factura pasa por la solución pública.
• Tu cliente elige su puerta de entrada, y tú la tuya. El artículo 2 bis.3 bis de la Ley 56/2007 impide al receptor obligar a su proveedor a usar una plataforma concreta.

Si no dices nada, recibes por la AEAT

El artículo 6 lo resuelve así: si una empresa ha acordado con sus proveedores recibir por una plataforma privada, tiene que publicar su punto de entrada en sus comunicaciones y en su web. Si no lo ha hecho, se entiende que recibe por la solución pública. Sin trámite alguno.

En la práctica: decide cómo quieres recibir antes de la fecha y díselo a tus proveedores. Y pide a tus clientes el suyo.

Los estados de la factura: la parte que más trabajo da

Hasta ahora, una factura terminaba cuando la enviabas. Con la nueva obligación, el que la recibe tiene que contestar. Hay dos comunicaciones distintas:

Al proveedor (artículo 10 del reglamento):

• Si aceptas o rechazas la factura, y en qué fecha.
• Cuándo la pagas entera, con la fecha efectiva de pago.

A la solución pública de la AEAT (artículo 12 del reglamento y artículo 7 de la orden):

• El pago efectivo completo o el rechazo.
• La fecha de vencimiento del plazo de pago.
• Si quieres, la fecha de recepción de la mercancía o de la factura, cuando cuente para el plazo legal de pago.

El plazo es de cuatro días naturales desde que ocurre, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Es decir, unos cuatro días laborables. Si no rechazas una factura, se presume aceptada.

Varios detalles que importan en el día a día:

• Qué fecha de pago cuenta. La del cobro real del proveedor: la del pago en efectivo, la del cargo en la cuenta del que paga en una transferencia, o la de una compensación pactada. Poner a disposición del proveedor un confirming o un anticipo financiero no cuenta como pago. Cuenta el día que el proveedor cobra.
• Los pagos al contado se simplifican. Si la factura ya lleva una fecha de pago igual o anterior a su expedición y coincidente con la operación, la obligación de comunicar el pago se da por cumplida (artículo 7.4 de la orden).
• Puedes informar de más, si quieres: pagos parciales, aceptaciones parciales o la cesión de la factura a un tercero para su cobro, como en el factoring.
• El que emite también puede hablar. El proveedor puede comunicar a la AEAT que ha cobrado, que no ha cobrado o que la fecha que dio el cliente es otra (artículo 12.4).
• En obra, la retención del 5% del promotor durante un año se descuenta del cálculo del plazo de pago (disposición adicional sexta).

Fíjate en quién hace qué. Emitir en electrónico lo resuelve el programa de facturación. Comunicar el pago depende de tesorería: del banco, de la remesa, de quien concilia. Ahí es donde la mayoría de las empresas lo tiene más difícil, porque son dos sistemas que hoy no se hablan.

En qué se diferencia de VERI*FACTU

Se confunden constantemente, y es lógico: las dos hablan de facturas, de Hacienda y de cambiar el programa. Son dos obligaciones distintas, con normas distintas y objetivos distintos.

VERI*FACTU regula el programa con el que facturas:

• Sale del artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria y del Real Decreto 1007/2023.
• Afecta a todas tus facturas: también los tickets y las ventas a particulares.
• Pide que cada factura genere un registro encadenado con huella, un QR en la factura, y el envío del registro a la AEAT o su firma y custodia.
• Su objetivo es el fraude: que nadie pueda borrar o alterar una venta.

La factura electrónica regula cómo viaja la factura entre empresas:

• Sale de la Ley Crea y Crece, el Real Decreto 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026.
• Afecta solo a las facturas a otras empresas y profesionales en España.
• Pide un formato estructurado, una vía de intercambio y la comunicación de aceptación y pago.
• Su objetivo es la morosidad: saber cuánto se tarda en pagar.

Y aquí se tocan. El propio reglamento define la factura electrónica obligatoria como la producida por sistemas adaptados al artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria (artículo 2.d del Real Decreto 238/2026). Dicho en llano: el programa que emita tus facturas electrónicas tendrá que cumplir también VERI*FACTU. Son dos capas del mismo programa.

Sobre las fechas de VERI*FACTU, a 21 de octubre de 2026 el texto consolidado del Real Decreto 1007/2023 en el BOE sigue diciendo antes del 1 de enero de 2027 para las sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto. Hacienda anunció el 5 de octubre que lo llevará a octubre de 2028, para que coincida con la factura electrónica de la mayoría de las empresas. Hasta que una norma lo recoja, es un anuncio.

Si tu programa de facturación o tu TPV es propio, la parte de VERI*FACTU la contamos con detalle en «Tengo un TPV propio y tengo que cumplir VERI*FACTU». Nuestra recomendación es plantear las dos como un solo proyecto: el mismo punto del programa donde nace la factura es el que genera el registro de VERI*FACTU y el mensaje estructurado de la factura electrónica.

Qué cambia en el día a día de una pyme

Bajado a tierra, son cinco cambios.

1. Emitir

Tu programa de facturación tiene que generar la factura en UBL u otra de las sintaxis válidas, y hacerla llegar por una plataforma o por la solución pública. Si usas un programa comercial, el fabricante lo resolverá, y tu trabajo es actualizar y configurar. Si tu programa es propio o está muy adaptado, alguien tiene que construirlo.

2. Recibir

Las facturas de proveedores llegan como datos. Esto, bien hecho, es la mejor noticia de toda la norma: se acaba teclear facturas. El programa puede leer la factura, cruzarla con el pedido o el albarán y dejarla lista para contabilizar. Mal hecho, cambias el PDF del correo por un fichero XML que alguien descarga de una web y teclea igual.

3. Aceptar o rechazar

Hoy, rechazar una factura es una llamada o un correo. Con la norma, el rechazo es un estado con fecha que conocen el proveedor y la AEAT. Tu circuito de aprobación —quién da el visto bueno a una factura de proveedor— necesita un paso que deje constancia en el sistema.

4. Pagar y avisar

Cada pago completo de una factura recibida se comunica en cuatro días. Si pagas por remesas semanales, la remesa tiene que dejar rastro factura a factura. Si concilias el banco a fin de mes, llegas tarde. Aquí está el grueso del trabajo, y depende más de cómo se organiza la administración que del programa.

5. Datos de clientes y proveedores

NIF correctos, punto de entrada de cada cliente, series de facturación limpias. Lo que hoy se corrige a mano al enviar un PDF, mañana devuelve un rechazo automático de la AEAT. La orden prevé que una copia con errores de formato se rechace y haya que volver a enviarla corregida.

Si tu ERP o tu programa de facturación es propio

Es el caso que más vemos: un ERP hecho a medida, un programa de gestión que lleva quince años funcionando o un desarrollo sobre una herramienta que ya nadie actualiza. La empresa es a la vez usuaria y responsable del programa. Nadie va a adaptarlo por ella.

Las opciones, de menos a más trabajo propio:

• Formulario de la AEAT, a mano. Vale para quien emite pocas facturas a empresas al mes. Es gratis. Y te deja como estabas en la parte de recibir: descargando de una web.
• Plataforma privada por API. Tu programa le pasa los datos de la factura y la plataforma genera el formato, firma, envía la copia a la AEAT y gestiona la interconexión. También te entrega las facturas recibidas como datos. Te ahorra la parte normativa y sus cambios. Lo que sigue siendo tuyo: la integración, los errores y los estados de pago.
• Servicios web de la solución pública, directamente. Gratis en cuota, más trabajo de desarrollo: generar UBL según la especificación de la AEAT, autenticarse con certificado, gestionar respuestas y rechazos y recuperar las facturas recibidas.

En cualquiera de las tres, el programa necesita estas piezas:

1. Un punto único donde nace la factura, del que salga a la vez el registro de VERI*FACTU y el mensaje estructurado.
2. La generación del mensaje en UBL con los campos del anexo I de la orden, con el código único bien formado.
3. La recepción automática de facturas de proveedores y su encaje con pedidos y albaranes.
4. Los estados: aceptación, rechazo y pago, con sus fechas, enviados en plazo.
5. La conexión con tesorería, para que el pago de una factura se sepa el día que sale del banco.

La pregunta que ordena el proyecto es la misma que con VERI*FACTU: ¿cuántos sitios del programa crean una factura? Si la respuesta es uno, la adaptación es acotada. Si nadie lo sabe, ese es el primer trabajo.

Es como lo estamos planteando con nuestro propio sistema de facturación: un solo proyecto para VERI*FACTU y factura electrónica, empezando por el punto donde nace cada factura.

Qué haría yo ahora, según tu tamaño

Si superaste los 8 millones en 2026: tu fecha es octubre de 2027 y queda menos de un año. Elige ya vía y proveedor, y arranca las pruebas en cuanto la AEAT abra la solución pública. Prepara también el PDF que acompaña a cada factura durante el primer año.

Si estás por debajo: tienes hasta octubre de 2028, pero en octubre de 2027 tus clientes grandes empezarán a enviarte facturas electrónicas. Te conviene estar listo para recibir antes de estar obligado a emitir. Y si tu programa también tiene que pasar por VERI*FACTU, junta los dos proyectos.

Si eres autónomo con pocas facturas: el formulario gratuito de la AEAT puede ser suficiente. Pregúntale a tu gestoría si va a operar por ti con apoderamiento: es lo más cómodo.

En todos los casos, tres cosas que se pueden hacer este mes:

• Contar cuántas facturas emites y recibes de otras empresas al mes. Decide casi todo lo demás.
• Preguntar a tu proveedor de software qué plan tiene, con fechas.
• Mirar cómo se registra hoy un pago a proveedor, y cuántos días pasan hasta que aparece en el programa.

Y una advertencia honesta: estas fechas pueden moverse por una norma nueva, como ha pasado con VERI*FACTU. Antes de planificar, mira el texto consolidado del Real Decreto 238/2026 en el BOE. Lo fiscal de tu caso concreto le corresponde a tu asesor; aquí contamos lo que dice la norma y lo que implica para el programa.

Preguntas frecuentes

Si quieres que lo miremos

Llevamos desde 2012 trabajando sobre programas que ya están en marcha: ERP a medida, programas de gestión con años encima, integraciones con bancos y con plataformas de terceros. Cuéntanos cómo emites, recibes y pagas hoy tus facturas y te decimos qué cambiaríamos, en qué orden y con qué fecha encima de la mesa.

Escríbenos y lo vemos. Y si lo que buscas es directamente quién adapte tu programa, aquí tienes nuestro servicio de desarrollo de software a medida.