Integración de sistemas

La integración de sistemas informáticos se ha vuelto una necesidad ante el constante avance de la tecnología y el crecimiento de las empresas. Al invertir en aplicaciones, los negocios deben tomar en consideración el surgimiento de nuevas necesidades y herramientas; sin que esto signifique desechar aplicaciones por las cuales se ha pagado una importante suma de dinero.

La optimización de las actividades a través de la integración de sistemas, no solamente busca interconectar plataformas o servicios. Es una herramienta que aporta una visión estratégica en la cual cada elemento es ampliamente aprovechado. Así, es posible eliminar la duplicidad de procesos, de datos y dar una mayor utilidad al tiempo empleado por las personas en sus puestos de trabajo.

Incorporar nuevas funciones, mejorar las ya existentes, optimizar el uso de los datos o generar estadísticas organizacionales; se cuentan entre las posibilidades que brinda la integración de sistemas. Y que los profesionales de Arteco Consulting SL pueden desarrollar a su más entera satisfacción.

¿Qué es la integración de sistemas?

Una empresa está conformada por varios departamentos, cada uno con objetivos y funciones particulares; que sin embargo, son necesarias para el desarrollo de la actividad productiva. Así como se integran sus objetivos para el éxito de la empresa, se espera que los sistemas automatizados de cada uno de ellos funcionen.

En el área de informática y sistemas de computación, es común encontrarnos con los sistemas de gestión y de operaciones. La integración de sistemas, permite agrupar las funcionalidades de cada uno de ellos a través de una única plataforma. Haciendo posible  incorporar, mejorar o sustituir cualquiera de ellos sin afectar la operatividad del resto.

Permite concentrar las tareas realizadas por una persona y disponer de la información en servicio de otros procesos. Además de la interconexión con servicios externos (banca, e-commerce, proveedores). Todo esto a través de conexiones físicas y lógicas que permitan a varios subsistemas funcionar como uno solo.

El propósito fundamental es mejorar la eficiencia de los procesos a todos los niveles, llevar a cabo mejores funciones de soporte, obtener información que permita aumentar la productividad de la organización y mejorar la toma de decisiones.

Ventajas de la integración de sistemas

Desde la configuración de redes y recursos compartidos hasta la interoperabilidad de aplicaciones; la integración de sistemas se traduce en beneficios. Entre las principales ventajas organizativas  que aportan los procesos de integración de sistemas a las empresas, se encuentran:

Flexibilidad estructural

Concebir el sistema como una totalidad en cuanto a su funcionamiento, pero tener la posibilidad de realizar ajustes y mejoras de forma modular; es sin duda una ventaja importante.

Así, es posible incorporar funciones, agregar reglas de negocio o incluso cambiar de tecnología; ya que, aún en caso de modificaciones importantes, será posible mantener la operatividad.

Eficiencia en el manejo de los datos

La integración de sistemas tiene entre sus premisas el manejo eficiente de los datos; esto significa no solamente garantizar su seguridad, sino también utilizar las estructuras de datos bien definidas para evitar duplicidad de la información y cohesión para todos los elementos del sistema.

En pocas palabras; sin importar el número de dependencias, sucursales o incluso usuarios; se emplea la misma fuente de datos, a través de acceso compartido. Por lo tanto los resultados serán uniformes y se mantendrán actualizados en todas las instancias.

Eficiencia y colaboración organizacional

Se optimizan los recursos y se agilizan los procesos a través de procedimientos comunes para todos los departamentos, evitando retrasos de entrega y mejorando la disponibilidad de la información. Afianzando además la cultura organizacional y el trabajo en equipo.

Así, por ejemplo, un sistema de reservas de un hotel, puede integrarse con el sistema de gestión del personal y configurar funciones de alerta en alta ocupación y garantizar la cantidad de empleados requeridos para un determinado periodo.

Genera información importante para la toma de decisiones

Al tener un acceso integral a la información de todos los departamentos, las personas encargadas de la toma de decisiones disponen de un panorama más amplio y actualizado de cada uno de los subsistemas de la organización.

Esto hace posible disponer de más recursos informativos para detectar fallas, emitir informes, ejercer la toma de decisiones y diseñar acciones estratégicas para fortalecer el área, proceso o departamento que presente los inconvenientes.

Ahorro de recursos

Desde la disminución de tareas, personal y tiempo; hasta la disminución de necesidades relacionadas con los recursos tecnológicos. La integración de sistemas permite reutilizar los procesos, tecnología y aplicaciones existentes; lo que conlleva al ahorro de dinero.

Objetivos de la integración de sistemas

Para determinar los objetivos de la integración de sistemas es importante conocer el nivel de integración de sistemas que se desea implantar. Al mismo tiempo será necesario establecer el tipo de integración en relación al nivel organizacional desde el cual se impulsará el proyecto. 

Y por último concebir el proceso de integración desde el punto de vista de los responsables de las actividades; para planificar en función del tipo de conexiones físicas y/o lógicas que se requerirán en el proceso.

A grandes rasgos, los objetivos principales que se persigue con el proceso de integración de sistemas son:

  • Garantizar unicidad y un eficiente intercambio de información en todos los niveles de la empresa.
  • Automatizar y agilizar procesos clave con soluciones tecnológicas eficientes; detectando y disminuyendo los errores. 
  • Obtener información histórica y actual que permitan detectar problemas y hacer proyecciones en torno al comportamiento de la empresa.

En resumen, se busca conectar en la medida de lo posible las nuevas aplicaciones con el sistema existente, compartir información y eliminar fallas. Lo que sin duda hacen posible obtener un funcionamiento adecuado y permite una gestión mucho más provechosa.

Niveles de integración de sistemas

Los procesos de integración de sistemas pueden darse a cabo en uno o más de los siguientes niveles:

Interconectividad

Este requerimiento se basa en la integración de componentes físicos, nuevos perfiles de hardware, dispositivos de entrada o salida de datos, servidores y otros. Se considera como el nivel de integración más elemental y es parte de proyectos de integración de sistemas más amplios.

Interoperabilidad

Incluye la integración de funciones a nivel de interfaces. El especialista deberá encargarse de configurar los cambios a nivel operativo para que en el sistema actual se incorporen las nuevas funciones o los enlaces a las nuevas aplicaciones.

Convergencia semántica

Se aplica cuando es necesario incorporar o modificar estándares de formato; un ejemplo claro de estos son las facturas electrónicas, emisión de tasas y otros documentos que requieran uniformidad según ciertas normas o legislaciones.

Integración convergente

Es un proceso de integración a gran escala en la cual diferentes componentes funcionan como si se tratase de un único sistema. El propósito de la integración es que la integración sea imperceptible para el usuario final.

Clasificación de los procesos de integración

Por otro lado, según algunas características de la organización y en base a los objetivos que se persiguen los procesos de integración de sistemas se pueden clasificar según el responsable del proceso de negocio o según en enfoque que se le otorgue al proceso de integración. Por lo que se genera la siguiente clasificación:

Según el responsable del proceso de negocio

En este caso se considera la posibilidad de procesos de integración de sistemas intraempresarial; cuando influye dentro de los procesos internos de una única empresa. O interempresarial, cuando se pretenden integrar los servicios y/o procesos de varias empresas (plataformas de pagos, proveedores de servicios y otros). Y por otro lado, puede darse integración híbrida al incorporar ambas opciones anteriores.

Según el tipo de procesos

Esta clasificación está relacionada con el enfoque organizacional que se le atribuye al proceso de integración de sistemas. En este sentido tendremos:

  • Procesos horizontales: relacionados a la estructura misma de la organización, y en los cuales la acción puede estar enfocada en la atención de los procesos internos (ERP), los procesos de atención de clientes (CRM) o los procesos de gestión y atención de proveedores (SCM)

  • Procesos verticales: se define si los planes de acción se gestionan partiendo desde el nivel operativo hacia el nivel estratégico (ascendente); o bien, desde el nivel estratégico hacia el nivel básico de operaciones.

  • Mixtos: pueden incluir una combinación de ambos enfoques, se utiliza principalmente cuando el proyecto toma en consideración grandes objetivos que afectan a los niveles de forma diferente. También son conocidos como procesos a medida.

Fases de la integración de sistemas

El proceso de integración de sistemas puede ser producto de una planificación; o bien, surgir como una necesidad inminente ante nuevos requisitos para la organización. Por ejemplo, una nueva normativa, tecnología, nuevos canales de promoción y ventas; entre otros factores.

En todo caso, un proyecto de integración de sistemas debe cumplir con las siguientes fases:

Levantamiento

Incluye la solicitud inicial y el planteamiento de la necesidad específica de integración. Generalmente los clientes suelen expresar sus requerimientos en función de sus objetivos; esto genera solicitudes del tipo: “necesito un sistema que realice X función”, o bien, “quiero que además a través del sistema pueda hacer transacciones con la plataforma X”.

En este punto, se evalúa la solicitud para obtener un planteamiento conceptual en función a los objetivos, el alcance, riesgos y beneficios. Para determinar las características del proyecto y enmarcar las necesidades como actividades de mantenimiento del sistema actual (optimizando lo ya existente) o bien la implementación de nuevas funcionalidades.

Implementación

Tras la definición conceptual y la evaluación de factibilidad operativa; se coordinan los equipos de trabajo en función del plan de implementación. Incluye el estudio de las opciones de contratación para el desarrollo de software a medida o la integración de aplicaciones prediseñadas.

En esta fase, también se lleva a cabo la preparación de la arquitectura del sistema; tanto a nivel de estructura de datos como de diseño de interfaz. Además de la adaptación de las herramientas, las pruebas iniciales de integración y la migración de datos.

Uso de la aplicación

Se determina, según lo planificado, el método de implementación del software integrado. Por lo general, se acostumbra utilizar departamentos o actividades de prueba, para luego incorporar el resto de la organización y verificar durante el proceso el funcionamiento y evolución satisfactoria del sistema.

Corregir los posibles errores, entrenar el personal y estimular el uso de las nuevas funciones es parte fundamental de una integración de sistemas exitosa. Más allá de esto, todas las fases incorporan tareas de evaluación y seguimiento; por lo que la constante retroalimentación permitirá alcanzar rápidamente el punto de equilibrio del sistema con sus nuevas incorporaciones.

¿Cómo iniciar un proyecto de integración de sistemas?

Como clientes, a la hora de solicitar un proyecto de integración de sistemas es necesario contar con la mejor asesoría. Como la que los expertos en desarrollo e integración de sistemas de Arteco Consulting SL, tienen para atenderle con las mejores opciones del mercado.

Es importante recalcar la importancia de contar con un equipo de trabajo dentro de la organización, comprometido y enfocado en el proceso de optimización de los sistemas que se espera obtener con la integración.

En todo caso el proyecto iniciará de la siguiente manera:

Identificar los sistemas y herramientas de software implantadas en la organización

Si la empresa dispone con sistemas informáticos, aplicaciones y cualquier otra herramienta con la cual se desarrollan los procesos clave; será necesario tener la información correspondiente, incluyendo las personas responsables, equipos y documentos resultantes de cada tipo de operación.

Incluso, si no hubiera sistemas informáticos instalados, será necesario conocer los detalles del sistema manual relacionados a las tareas que se desean automatizar en el nuevo sistema. Así como los requerimientos generales en cuanto a objetivos, alcance y plazos de entrega.

Designar al equipo encargado del proyecto

La comunicación entre el equipo técnico de integración de sistemas y la empresa debe ser directa y de calidad. Por lo tanto, se requiere contar con una persona o un equipo de trabajo que sirva de enlace y sea capaz de:

  • Suministrar información pertinente a todos los niveles de la empresa
  • Hacer propuestas en base a los objetivos empresariales
  • Tomar decisiones estratégicas, operativas y financieras

Planificar el proyecto de integración

Diseñar un plan de acción que incluya los elementos sujetos a integración, el alcance de los procesos, plazos, presupuesto, manuales y documentos. Además de los responsables y autorizados para cada actividad.

Un trabajo profesional debe estar respaldado por una planificación factible, basada en entregas periódicas y con la suficiente flexibilidad para atender correcciones, nuevas solicitudes y cualquier tipo de inconveniente técnico. A fin de garantizar las fechas de entrega y los costos estimados.

Comunicación, implantación y adiestramiento

Una vez en marcha el proyecto, los actores involucrados en los procesos y toda aquella persona que desempeñe una actividad bajo la influencia de las nuevas especificaciones, debe ser notificada durante el proceso de implantación.

Simultáneamente, se desarrollarán planes de adiestramiento para garantizar el mejor aprovechamiento del sistema y minimizar los errores humanos en el manejo de los componentes integrados al sistema.

Aspectos a considerar en la integración de sistemas

Contar con el trabajo de un equipo de expertos en la materia como los que asigna Arteco Consulting SL a cada proyecto de sus clientes, es una ventaja adicional. No solo porque saben realizar su trabajo bajo los más altos estándares de la industria, sino porque son capaces de establecer un entorno de trabajo, en el cual el cliente cuente con absoluta certeza de los avances de su proyecto, las actividades y los beneficios para su organización.

Los costos asociados al proyecto estarán principalmente relacionados a las necesidades del mismo y los parámetros acordados. De este modo, podría requerirse la implementación de un software a medida, una aplicación comercial o bien algunas herramientas de uso gratuito.

Además, la necesidad de adquirir equipos de tecnología, actualización de licencias y más. Todo esto, evidentemente afectará de manera distinta el presupuesto final. Del mismo modo, los plazos de tiempo para la implementación estarán sujetos a las necesidades de desarrollo, instalación y disponibilidad financiera.

Dependiendo del tipo de negocio, los beneficios de la integración podrán ser percibidos a corto, mediano o largo plazo. Esto también estará condicionado por el alcance del proyecto de integración y los elementos a integrar.

Evidentemente, las ventajas competitivas derivadas del proceso, son directamente proporcionales a la envergadura del mismo. Pues no se espera el mismo rendimiento de una integración a nivel de equipos (por ejemplo, impresoras de uso compartido) a una integración de sistemas en los que varias sucursales utilicen una única aplicación para gestionar sus reservas.

Si bien, los proyectos de integración persiguen mantener a toda costa la operatividad general del sistema; es posible que durante breves periodos de tiempo sea necesaria una pausa para la instalación, sustitución o adecuación de la tecnología. En todo caso, una planificación exitosa, no contemplará un cese total de actividades ya que los principios de integración de sistemas prevén solamente intervenciones parciales.

Optar por un proceso de integración es factible si los beneficios superan a los riesgos y a las posibles complicaciones. En ningún caso tendría sentido integrar sistemas para volverlos más complicados, ineficientes o simplemente por contar con tecnología si esta no se adapta a las necesidades operativas de la empresa.

Ciertamente es una alternativa para hacer más rentable un negocio, siempre y cuando sea aplicado de la forma correcta, por equipos de profesionales como Arteco Consulting SL y que sea posible satisfacer las necesidades de la empresa a través de un eficiente proyecto de integración de sistemas.

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